10 วิธีการทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

รู้สึกไหมโลกเปลี่ยนไป เราทำงานได้ง่ายและสบายกว่าแต่ก่อนมาก แต่ทำไมประสิทธิภาพการทำงานถึงลดลง?

การเข้ามาของ Messenger, LINE, อีเมล หรือการประชุมออนไลน์ อย่าง Zoom, Google Meet, etc. ทำให้โลกการทำงานกลายมาเป็นสิ่งที่สามารถทำได้ตลอด 24  ชม. แต่สิ่งหนึ่งที่ไม่ได้เปลี่ยนตามเทคโนโลยี คือ สภาวะร่างกายและสมองของมนุษย์

แม้ว่าเทคโนโลยีจะเข้ามาทำให้การทำงานสะดวกสบายขึ้น Work from Anywhere Any time แต่ไม่ได้แปลว่าร่างกายของเราจะพร้อมทำงาน Anywhere Any time ได้เสมอไป เราจึงต้องรู้จักบริหารการใช้งานร่างกายอย่างเหมาะสม เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพและเหนื่อยน้อยลง

บทความนี้จะมาเล่าถึงวิธีการเพิ่มการทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ง่าย ๆ เพียง 10 วิธี ที่ได้รับการพิสูจน์มาแล้วจาก UC Berkeley ว่าได้ผลจริง‍

1. ต่อสู้กับ distraction หรือสิ่งที่ทำให้เสียสมาธิ

ปี 2008 งานวิจัยได้มีการค้นพบว่า มักมีสิ่งที่เข้ามาทำให้เสียสมาธิในการทำงานทุก ๆ 11 นาที‍

ปี 2011 งานวิจัยได้มีการค้นพบว่า มักมีสิ่งที่เข้ามาทำให้เสียสมาธิในการทำงานทุก ๆ 3 นาที‍

ปี 2018 งานวิจัยได้มีการค้นพบว่า มักมีสิ่งที่เข้ามาทำให้เสียสมาธิในการทำงานทุก ๆ 90 วินาที‍

งานวิจัยนี้แสดงให้เห็นว่า เวลาที่เราสามารถโฟกัสกับการทำงานลดลงอย่างต่อเนื่องทุก ๆ ปี! ดังนั้นเราจึงต้องพยายามปรับสภาพแวดล้อมการทำงานของตัวเองให้มีสิ่งที่ก่อกวนสมาธิของเราให้น้อยลง

‍ทำไมจึงเกิดปัญหานี้ขึ้น? 

• การใช้โทรศัพท์ขณะทำงาน, การเปิด notifications ต่าง ๆ ตลอดเวลา

ต่อสู้กับ distraction ได้อย่างไร?

• ปิด notifications การแจ้งเตือนในอุปกรณ์อิเล็กโทรนิคขณะโฟกัสกับงาน โดยเชคโทรศัพท์ อีเมลล์ หรือข้อความ เป็นช่วง ๆ ตามเวลาที่กำหนดไว้เท่านั้น

2. Focus Sprint: ทำงานทีละอย่าง อย่า multitask

“Multitasking is physically impossible”

‍Massachusetts Institute of Technology ได้มีการวิจัยมาแล้วว่า ยิ่งเราใช้เวลาในการอ่านและตอบอีเมลมากขึ้นหรือถี่ขึ้นเท่าไหร่ ประสิทธิภาพการทำงานยิ่งลดลง และความเครียดเพิ่มมากขึ้น การสลับไปมาระหว่างการตอบอีเมลและการทำงานอื่น ๆ นั้น ทำให้เราเสียประสิทธิภาพมหาศาล เพราะสมองของเราจะต้องปรับตัวหรือ reset ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยน task การทำงาน เนื่องจาก “Multitasking” เท่ากับ “Context Switching”

จากภาพ จะเห็นได้ว่า การที่เราทำ Task A สลับกับ Task B จะใช้เวลานานกว่าการทำ Task A Task B แยกกัน

ตัวอย่างเช่น หากคุณลองเขียนเส้นสลับกับตัวอักษรในเวลาเดียวกัน จะใช้เวลานานกว่าการเขียนเพียงแค่เส้น หรือเพียงตัวอักษรอย่างเดียว เวลาที่เสียไป เรียกว่า “switch cost” ในการเปลี่ยนสิ่งที่กำลังทำอยู่เป็นอีกสิ่งหนึ่ง หรือ multitasking นั่นเอง ดังนั้นเราจึงไม่ควรทำงานอะไรหลาย ๆ อย่างในเวลาเดียวกัน

TIPS: เราจะแบ่งเวลาทำงานแต่ละอย่างได้อย่างไร ให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด?‍

สร้างตารางงานให้ตัวเอง แบ่งเวลาในแต่ละวันสำหรับ task ที่ต้องการจะทำ เทคนิคนี้มีชือเรียกว่า focus sprint ซึ่งทำได้ดังนี้:

1. แบ่งเวลามาระยะหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็น 15, 20 หรือ 40 นาที
2. เขียน list สิ่งที่ต้องการจะทำให้สำเร็จในระยะเวลานั้น ๆ 
3. ปิด notification การแจ้งเตือน และเริ่มจับเวลาทำงานตามที่ตั้งเป้าหมายไว้

3. รู้จัก Peak Performance Hours

เวลา 24 ชม. ในแต่ละวันนั้น มีค่าไม่เท่ากัน จากภาพที่เห็น จะมีบางช่วงที่สมองทำงานได้ดีมาก และบางช่วงที่ร่างกายต้องการการพักผ่อน โดยวิจัยจาก McKinsey & Company ได้พิสูจน์มาแล้วว่า ผู้ที่ทำงานในช่วง Peak Performance Hours สามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากกว่าเดิมถึง 5 เท่า! และเราต้องรู้จักตัวเองด้วยว่า ช่วงเวลาไหนที่เราทำงานได้ดี คิดงานออกตลอดเวลา ซึ่งคนส่วนใหญ่จะมีช่วงเวลา Peak อยู่ที่ 7.00 - 9.00 น. แล้วเราล่ะ Peak ช่วงไหน

เทคนิคที่สามารถนำไปใช้ได้คือ ทำงานที่เป็นงาน administrative work เช่น การตอบข้อความ ในช่วงที่ไม่ใช่ peak performance hours และเก็บเวลาที่เป็น peak performance hours นั้นไว้สำหรับงานที่ต้องคิดไอเดียอะไรใหม่ ๆ

4. แบ่งพลังงานของคุณให้เหมาะสม

จากภาพจะเห็นได้ว่าการที่เราแบ่งเวลาพัก ระหว่างที่ทำงาน จะทำให้เราสามารถทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในระดับ peak performance ได้ถี่มากขึ้น มนุษย์เราไม่เหมือนหุ่นยนต์หรือเครื่องจักร ดังนั้นเราต้องรู้จักการพักเป็นระยะ เพื่อให้เราสามารถกลับมาโฟกัสได้อีกครั้ง หากคุณสามารถเปลี่ยนและปรับเวลาการทำ task ต่าง ๆ ได้ตามนี้ คุณจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

5. กินอาหารที่มีโภชนาการ

Calendar-Based Nutrition and Performanced-Based Nutrition ต่างกันอย่างไร?

Calendar-Based Nutrition คือการกินอาการมื้อใหญ่ตามเวลาอาหารหลัก ๆ เช่น เช้า กลางวัน และเย็น 

Performanced-Based Nutrition คือการกินอาหารและขนมย่อย ๆ ระหว่างวันเพื่อทำให้ร่างกายได้รับ glucose ที่เพียงพอและสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างที่เห็นได้จากภาพแสดงระดับน้ำตาลในเลือดที่ดีต่อการทำงาน

6. แบ่งเวลาพัก จะทำให้งานคุณดีขึ้น

Zeigarnik Effect เป็นหลักการที่ได้ถูกพิสูจน์แล้วทางจิตวิทยาว่า หากเราพักจากการทำกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งในขณะที่ยังทำสิ่ง ๆ นั้นไม่เสร็จ และแบ่งเวลาให้สมองได้คิดเรื่องอื่น จะทำให้เราสามารถจำสิ่งที่ยังทำไม่เสร็จได้ดีขึ้น ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่เราจะต้องรู้จักการแบ่งเวลาพักขณะทำงาน เพื่อเพิ่มเวลาให้กับสมองได้ process ข้อมูล อย่าหักโหมจนเกินไป หรือฝึกทักษะการทำ focus sprint ให้ดี

7. ตัดสินใจให้ถูกต้อง

เวลาที่เราเลือกตัดสินใจอะไรนั้น มีหลายปัจจัยที่สามารถส่งผลกระทบต่อการตัดสินใจของเราได้ ดังนั้น เราจึงจะต้องตระหนักถึงสภาพแวดล้อมและสิ่งที่สามารถส่งผลกระทบต่อการตัดสินใจของเรา ก่อนที่จะเลือกพูดหรือทำอะไรก็ตาม 

มีวิจัยหนึ่งได้ศึกษาการตัดสินการปล่อยตัวนักโทษ กับเวลาการตัดสินใจของผู้พิพากษา โดยวิจัยได้มีการค้นพบว่า เวลาหลังจากที่ผู้พิพากษารับประทานอาหารเสร็จ นักโทษที่เคยได้รับการปล่อยตัวนั้นมีมากกว่าช่วงเวลาอื่น ๆ หลายเท่า วิจัยนี้จึงแสดงให้เห็นว่า ช่วงเวลาในการตัดสินใจส่งผลกระทบต่อการทำงาน

ดังนั้นการตัดสินใจในการทำงานอะไรในช่วงเวลาไหน ควรคิดให้ถี่ถ้วน เพราะอาจส่งผลกระทบต่องานที่เราทำได้ โดยเฉพาะอาชีพที่ต้องตัดสินใจอะไรใหญ่ ๆ

8. ออกกำลังกายเพื่อสุขภาพ

การออกกำลังกายเป็นสิ่งสำคัญต่อร่างกาย และประสิทธิภาพการทำงานเป็นอย่างมาก ซึ่งการออกกำลังกายที่มีผลดีที่สุดต่อร่างกายเป็นดังนี้ 

• 20+ นาที ของการออกกำลังกายแบบคาร์ดิโอ 3 ครั้งต่อสัปดาห์
• การออกกำลังกายแบบใช้กล้ามเนื้อ 1 ครั้งต่อสัปดาห์

ถึงแม้ว่าเราจะสามารถทำงานได้จากบ้าน ไม่ได้แปลว่าเราจะต้องทำงานตลอดเวลา การแบ่งเวลาพักมาออกกำลังกาย จะช่วยให้คุณสามารถกลับไปทำงานต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

9. นอนและพักผ่อนให้เพียงพอ

แน่นอนว่าการนอนพักผ่อนถือเป็นสิ่งที่สำคัญมากสำหรับการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ดังนั้นเราจึงควรพักผ่อนให้เพียงพอ โดยกำหนดเวลาตัวเองที่จะหยุดทำงานแล้วเข้านอน และควรนอนอย่างน้อย 6 ชม. ตัวอย่าง จำนวนชั่วโมงการนอนของ CEO ชื่อดังหลายท่านเป็นดังนี้: 

Elon Musk, CEO of Tesla and SpaceX: 6 ชม.

Tim Cook, CEO of Apple: 7 ชม.

Bill Gates, Co-Founder of Microsoft: 7 ชม.

เรียนรู้การนอนระยะสั้นระหว่างวัน หรือ nap เพื่อทำให้ร่างการสามารถทำงานต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ก็สามารถเป็นสิ่งที่ดีต่อการส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานเช่นกัน

10. ควบคุมความเครียดของตนเองให้ดี

จากกราฟด้านบน จะเห็นว่าเราสามารถทำงานได้ดีที่สุดในช่วงที่เรามีความเครียดระดับปานกลาง ซึ่งความเครียดนั้นมีทั้งผลดีและผลเสีย หากไม่เครียดเลย เราอาจไม่มีแรงผลักดันในการทำงานให้เสร็จ แต่ถ้าเครียดเกิน เราก็จะไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเช่นกัน

ดังนั้นเราควรควบคุมระดับความเครียดของตนเองให้ดี ให้อยู่ในระดับปานกลางเพื่อป้องกันไม่ให้การทำงานของเราเสียประสิทธิภาพ 

จะเห็นได้ว่า 10 วิธีที่ได้กล่าวไปข้างต้นนั้น ไม่ใช่อะไรที่ทำได้ยากเลย เป็นกิจวัตรประจำวันที่ต้องเปลี่ยนเพียงเล็กน้อยเท่านั้น ก็จะสามารถทำให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

Small changes, combined, can make a big difference - เริ่มต้นเปลี่ยนแปลงตัวคุณ และการทำงานของคุณได้ตั้งแต่วันนี้ เพียง 10 วิธีง่าย ๆ

‍

Reference: “The Science of Productivity and Sustainable Peak Performance” by Dr. Sahar Yousef, Cognitive Neuroscientist and Lecturer, UC Berkeley

ห้ามพลาด! โปรแกรม CXO - Chief Exponential Officer หลักสูตรสร้างผู้นำแห่งอนาคต ที่ต้องการ Scale และ Transform ธุรกิจแบบ Exponential ซึ่งมี "คุณกระทิง" เป็นผู้อำนวยการและผู้สอนหลักตลอดหลักสูตร พร้อม speakers ชั้นนำอีกมากมาย โปรแกรมเดียวในไทยที่จะมาเผยกระบวนการสร้าง New business ต่อยอดธุรกิจเดิม และ Transform องค์กรในยุคดิจิทัล สร้างการเติบโตแบบก้าวกระโดด ตามแบบฉบับของคุณกระทิง พูนผล รายละเอียดเพิ่มเติม >> disruptignite.com